K O S T E N - K I L L E R Moderne Vertrags- verwaltung spart Geld Verträge sind die Grundlage von Geschäftsbeziehungen. Wie verwaltet man sinnvollerweise den wachsenden Berg von eingegangenen Ver- pflichtungen und die daraus entstehenden Termine und Zahlungen? Mit dem contractmanager 2 bietet CM Software & Consulting ein Software- Tool, das die Verwaltung von Verträgen mit Control- ling-Funktionen verbindet. Je komplizierter die Zusammenhänge in den Ge- schäftsbeziehungen werden, desto schwieriger wird es auch, den Überblick darüber zu behalten oder Synergien zu erkennen. Die CM Software & Con- sultig GmbH aus Burgdorf erklärt, dass es dabei egal ist, ob es sich um die Anmietung eines Gebäudes, die Software-Lizenzen auf den verschiedenen Computern der Mitarbeiter oder um Projektverträge mit mehre- ren Vertragspartnern gleichzeitig handelt. Da werden dann schon mal Fristen versäumt oder mögliche Kos- tenoptimierungen für das Unternehmen übersehen. Doch auch für komplexe Zusammenhänge und Auf- gaben gibt es computergestützte Lösungen auf dem Markt, die z. B. an Termine erinnern, egal, ob es nun um Kündigungen geht oder um das Einfordern einer längst überfälligen, regelmäßigen Wartung. Diese Hel- fer für den Vertragsalltag findet man unter Stichwor- ten wie Vertrags- oder Contract-Management, Ver- tragsverwaltung oder -Controlling. Diese Systeme können oft weit mehr als nur Doku- mente verwalten oder Termine im Auge behalten. Richtig verwendet, zeigen diese Tools Zusammenhän- ge zwischen den Verträgen, lassen erkennen, wie sich Veränderungen von Konditionen, Erweiterungen des Umfangs oder Rahmenbedingungen auf Zahlungen und Einnahmen des Unternehmens auswirken. Bei der Suche nach einer geeigneten Software fängt aller- dings die nächste Schwierigkeit an. Die Begriffe rund um Verträge werden in der Praxis oft nicht einheitlich verwendet, sodass es unterschiedliche Definitionen gibt – je nach Branche, persönlichem Bedarf oder Er- wartungshaltung. Management und Verwaltung. So wird der Begriff „Vertrags-Management“ eher im Zusammenhang mit der Erstellung des Vertrags verwendet und es wer- den Funktionen rund um die Erstellung des Vertrags- dokuments, Entscheidungs- und Genehmigungs- Workflows bis hin zur persönlichen und digitalen Unterschrift erwartet. Manchmal sind aber auch eher allgemeine Verwaltungsfunktionen mit dem Begriff gemeint. Eine „Vertragsverwaltung“ hingegen lässt meistens auf Funktionen rund um die Überwachung bestehender Vertragsbeziehungen, Terminerinnerun- gen, Kündigungen und Dokumentenverwaltung schlie- ßen. Unter „Vertrags-Controlling“ kann entweder ebenfalls die Überwachung von Terminen verstanden werden, aber der Begriff wird auch viel weitgehender ausgelegt bis hin zu Auswertungs-Tools von vertrags- bezogenen Zahlungen, Budget-Planungen oder die Er- stellung eines Bilanzanhangs. Die Daten der Verträge können dann direkt analysiert werden, ohne den Umweg über ein ERP oder anderes BI-System. Es lohnt sich also, bei der Suche nach einer Vertrags-Software unabhängig von der Software-Kate- gorisierung, genauer hinzusehen, welche Software welche Funktionen beinhaltet. Dazu ist im Vorfeld sicherlich eine Evaluierung der im Unternehmen be- nötigten Funktionen sinnvoll. Die Software-Landschaft. Wie fügt sich so ein Ver- tragssystem in die bestehende Software-Struktur eines Unternehmens ein? Vereinfacht kann man sich das vielleicht so vorstellen: In der FiBu befinden sich die aktuellen Finanzdaten, das Ist. Eine ERP-Software zeigt, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt wo benötigt werden. Ein DMS sorgt für die rechtssichere Archivierung der Dokumente. Die Vertragsverwal- tung/Das Vertrags-Controlling kann den Zusammen- hang erklären, also das „Warum“. Ein Vertragssystem H b m G g n i t l u s n o C & e r a w t f o S M C : o t o F 24 NFM 12/2024