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Bübinger Nachrichten 2014-lowres

Bübinger Werke 8 Mehr Ordnung? Yes we scan! Die Abteilung Scannen und Archivieren: Die Lebenshilfe Obere Saar macht einen RiesenSchritt in die Zukunft. Seit Februar 2014 haben die Bübinger Werke ein neues Dienstleistungssegment etabliert: Die Scan-Werkstatt. Kunden ­können seitdem ihre sensiblen Dokumente bei der Abteilung Scannen und ­Archi­vieren zu digitalen ­Daten umwandeln lassen. Das lohnt sich nicht nur für Unternehmen. Für manche ein Traum, für andere ein ­Alptraum: Robert Kiefer, zuständig für das neue Dienstleistungssegment bei der ­Lebenshilfe Obere Saar, sorgt dafür, dass wichtige Unternehmensdaten im Hand­ umdrehen abruf- und auffindbar sind. ­»Unsere Arbeit ist das hier!«, erzählt er und zeigt auf einen großen Stapel Papiere. »Jeden Tag bereiten wir Dutzende dieser Stapel auf, entfernen die Klammern, ­reparieren beschädigte Blätter und ­scannen sie dann ein. Wir ­ersparen dem Kunden quasi sein Archiv.« Von dieser Leistung haben vor allem ­kleine und mittelständische Unternehmen eine ganze Menge. »Jede Firma muss ja ihre Verwaltungsarbeit für die Behörden offen- legen. Und das für zehn Jahre. Logisch, dass das selbst für kleine Betriebe schon viel Papieraufwand bedeutet, der gehortet und auch wieder auffindbar sein muss«, erklärt Kiefer. »Die Kosten, die Archivierung einem Externen in die Hände zu geben, sind bei den meisten Anbietern gewaltig. Deshalb wollen wir helfen, dass insbeson- dere kleine Firmen es schaffen, weg vom ­Papier hin zu digitalen Daten zu kommen.« Wie gut das ankommt, beweist allein die Geschichte. »Wir bieten das jetzt seit Februar an, also seit neun Monaten. Und jetzt schauen Sie sich doch mal um«, erzählt Herr Kiefer, während er auf die Regale mit etlichen Ordnern zeigt. »Oft kommen Leute zu uns und wollen erstmal nur Ordner scannen ­lassen. Darunter sind auch oft individuelle oder spezielle Dokumente und Formate. Mitunter auch sehr sensible Daten. Bei ­allen Daten, ob intern oder extern, müssen wir uns an die Datenschutzrichtlinien halten. Die Resonanz auf unsere Scan-Dienst­ leistungen unserer Kunden war stets ­positiv«. Inzwischen haben allerdings auch schon richtig große Kunden Gefallen an den ­Archivierdiensten der Bübinger Werke ­gefunden: »Ja, vor Kurzem hat ein großes, international tätiges, saarlän­disches Unter­nehmen eines seiner Werks-Archive in unsere Hände gegeben. Schon nach dem Probe­scan, den wir allen unseren Kunden standardmäßig anbieten, war der Kunde überzeugt. Und zwar so sehr, dass wir ­inzwischen über 250.000 ­Dokumente ge- scannt und verschlagwortet haben«, ­berichtet Kiefer mit Stolz. Angefangen hat die Lebenshilfe Obere Saar bei sich selbst. Testweise hat die Abteilung das eigene Archiv bearbeitet. So konnten die Mit- arbeiter mit ihrem Betreuer ihre Kom- petenz im eigenen Rahmen festigen, bis dieses Angebot nach einem halben Jahr auch an andere Firmen weitergegeben werden konnte. Und das bisher mit durch- weg positiven Rückmeldungen. »Trotzdem,« erzählt der Betreuer und Ab- teilungsleiter, »am Anfang war natürlich die Partner der Wirtschaft

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